Quel que soit le volume du projet, 10 licences ou 20 000, nous proposons un accompagnement dans la durée. Les comités de pilotage ne sont pas une option réservée aux grands comptes : ils sont inclus dans nos offres.
Un rythme adapté à votre réalité
Le rythme est défini avec vous au démarrage, puis ajusté si votre contexte évolue. Un rythme trop soutenu épuise les équipes, un rythme trop lâche laisse les sujets dériver.
Le déroulé type d’un comité
Un comité de pilotage n’est pas une réunion d’avancement technique. Il est conçu pour produire des décisions et laisser une trace exploitable.
Ce que vous recevez après chaque comité
Le compte rendu
- Les décisions prises et leur justification
- Les points restés ouverts
- Les échéances convenues
Le suivi des actions
- L’état de chaque action engagée
- Les responsables identifiés
- Les retards éventuels et leur cause
Les documents partagés
- La roadmap mise à jour
- Un SharePoint partagé
- Toute la documentation du projet
Pourquoi nous incluons les comités, même sur les petits volumes
La logique commerciale voudrait que le suivi soit proportionnel au chiffre d’affaires. Nous avons fait un choix différent, pour une raison simple : une organisation de 10 licences aujourd’hui n’a pas les mêmes besoins qu’une organisation de 10 licences dans trois ans, et c’est précisément en la suivant qu’on l’accompagne dans sa croissance.
Il y a aussi une raison plus terre à terre. Un client que l’on ne voit jamais est un client dont on ignore les difficultés. Les problèmes remontent alors tard, souvent sous forme de mécontentement plutôt que de demande. Un comité, même semestriel, crée le moment où ces sujets se disent.
Enfin, ces rendez-vous nous servent autant qu’à vous. Ils nous obligent à formaliser ce que nous observons, à assumer nos retards quand il y en a, et à présenter un plan plutôt qu’une succession d’interventions. C’est une discipline utile.
La documentation partagée, mémoire du projet
Chaque projet dispose d’un espace SharePoint partagé, accessible à vos équipes comme aux nôtres. On y retrouve les comptes rendus, la roadmap, le Dossier d’Architecture Technique, les procédures et les livrables.
Cet espace répond à une question que se posent rarement les organisations avant d’y être confrontées : où se trouve l’information quand la personne qui la détenait n’est plus là ? Un départ, une réorganisation ou un changement de prestataire ne devraient pas provoquer une perte de mémoire technique.
C’est également ce qui permet de reprendre un sujet des mois plus tard sans repartir de zéro. Lorsqu’une décision est documentée avec ses raisons, elle peut être réexaminée à la lumière d’un contexte nouveau. Lorsqu’elle ne l’est pas, elle est simplement refaite, avec le risque d’aboutir au même résultat après avoir consommé le même temps.
Questions fréquentes
- Les comités sont-ils facturés ?
Non, ils sont inclus dans nos offres, quel que soit le volume du projet. - Qui doit participer côté client ?
Au minimum le responsable informatique. Selon les sujets, la direction générale ou les référents métier peuvent être conviés. - Peut-on changer de rythme en cours de route ?
Oui. Le rythme suit votre activité : on peut resserrer pendant un projet structurant, puis revenir à un rythme trimestriel. - Le SharePoint nous appartient-il ?
Son contenu vous est remis. Vous conservez l’ensemble de la documentation, y compris si la collaboration s’arrête.
Un comité utile est un comité qui produit des décisions
La principale critique adressée aux comités de pilotage est qu’ils consomment du temps sans rien changer. C’est souvent justifié. Un comité qui se limite à égrener un tableau d’avancement pourrait être remplacé par un courriel, et il finit d’ailleurs par l’être.
Nous construisons donc l’ordre du jour autour des points qui demandent un arbitrage, pas autour de ce qui va bien. Ce qui avance normalement est mentionné en une phrase. Le temps est consacré à ce qui bloque, à ce qui doit être priorisé, et aux décisions que vous seuls pouvez prendre.
Cela suppose une préparation de notre côté : identifier en amont les points d’arbitrage, documenter les options et leurs conséquences, et arriver avec une recommandation argumentée plutôt qu’une question ouverte. Un comité bien préparé dure moins longtemps et produit davantage.
Cela suppose aussi d’accepter d’aborder les sujets inconfortables. Un retard de notre fait, une estimation qui s’est révélée basse, une solution qui ne donne pas satisfaction : ces points ont leur place à l’ordre du jour. Les taire ne les fait pas disparaître, cela ne fait que retarder le moment où ils se diront, généralement dans de moins bonnes conditions.
Pour aller plus loin
- Un cabinet de gouvernance IT : le dispositif de pilotage dont les comités sont le rendez-vous
- Une feuille de route IT personnalisée : le document réactualisé à chaque comité
- Exploitation et maintien en conditions opérationnelles : les constats d’exploitation présentés en comité
Mettre en place un suivi dans la durée
Les comités de pilotage sont inclus dans nos offres, quel que soit le volume de votre projet.
